Welke zakelijke kosten mag je aftrekken als zzp’er?

Welke zakelijke kosten mag je aftrekken als zzp’er?

(Eenvoudige uitleg voor coaches, VA’s & creatieve ondernemers)

Veel startende ondernemers vragen: “Welke kosten mag ik aftrekken voor mijn onderneming?”. Sterker nog, het is misschien wel de meest gestelde boekhoudkundige vraag aan ChatGPT.

En het is ook echt een puzzel soms. Je wilt niks fout doen, maar je wilt ook niet te voorzichtig zijn. De ene ondernemer zet “alles op de zaak”, de ander durft niks af te trekken.

De waarheid ligt ergens in het midden, en dat leg ik je hieronder extreem duidelijk uit. Dit doe ik met praktische voorbeelden, zodat je zeker weet dat je niet te veel of te weinig aftrekt.

Wat betekent ‘kosten aftrekken’? (heel simpel uitgelegd)

Aftrekbare kosten zijn zakelijke kosten die je mag aftrekken van je omzet. Daardoor word je winst lager en hoe lager je winst, hoe minder inkomstenbelasting je betaalt.

Het is dus essentieel om goed te weten welke kosten er wel, niet en gedeeltelijk aftrekbaar zijn om een correcte administratie te hebben & zo min mogelijk belasting te betalen. In een ander artikel zullen we de gedeeltelijk aftrekbare kosten bespreken, in dit artikel bespreken we de tweestelling tussen kosten die wel, of niet aftrekbaar zijn.

Overzicht: veelvoorkomende aftrekbare kosten voor zzp’ers

Hieronder vind je de kostenposten die ondernemers het vaakst vergeten maar die je wel degelijk mag aftrekken.

1. Abonnementen & software

Zakelijke tools die je gebruikt voor je werk zijn vrijwel altijd aftrekbaar:

• Canva Pro

• Moneybird

• Zoom / Teams

• Mailchimp / ActiveCampaign

• Websitehosting en domeinnaam

• AI-tools zoals ChatGPT of Jasper

• Social media planning tools

-> Micro-voorbeeld: Koop je een Canva-template van €17 voor je stories? Ja, aftrekbaar.

Tip: alles wat je dagelijks/wekelijks gebruikt om omzet te maken of je bedrijf draaiende te houden, is in principe gewoon zakelijk.

2. Apparatuur & elektronica

Onder andere:

• Laptop

• Telefoon

• Camera + lenzen

• Microfoon of podcastset

• Ringlamp

• Extra monitor

• Externe harde schijven

  
  

Maar let op: (duidelijker uitgelegd):Alles boven €450 (ex btw) moet je afschrijven. Meestal in 5 jaar. Deze kosten kun je dus niet in 1x aftrekken van je omzet. Koop je een camera van €250 + een lens van €250?→ Dit telt samen als één bedrijfsmiddel → dus afschrijven.

3. Kantoorartikelen & werkplek

• Notitieboeken

• Pennen, markers, planners

• Printerkosten

• Kleine kantoorbenodigdheden

• Eventueel huur flexplek

  
  

Thuiskantoor? Even kort gezegd: 99% van de zzp’ers krijgt géén thuiskantoor-aftrek. Alleen aftrekbaar als:

1. Je kantoor een afsluitbare ruimte is

2. Je de kamer enkel gebruikt voor werk

3. Je nergens anders een werkplek hebt

4. Reiskosten

• Zakelijke kilometers gereden met privéauto (€0,23 per km – in 2025)

• OV (ook 1e klas)

• Deelvervoer (Felyx, Greenwheels, GoSharing)

Tip: Hou je zakelijk gereden kilometers netjes bij in een Excel bestand. Zo voorkom je dat je te weinig kosten declareert.

5. Marketing & zichtbaarheid

• Facebook/Instagram Ads

• Google Ads

• Websitekosten & templates

• Branding, vormgeving

• Photoshoots

  
  

Samengevat: Alles wat bijdraagt aan klantenwerving is aftrekbaar, dus ook als het indirect is.

Voorbeelden per doelgroep

Zodat jij precies weet wat in jouw branche gebruikelijk en toegestaan is.

Voor coaches

• Cursussen (mits relevant voor jouw werk)

• Coaching boeken

• Zoom Pro

• Webinartools

• Software voor intakeformulieren

• Eventtickets (netwerk events etc.)

  
  

Voor fotografen & videografen

• Camera’s, lenzen, lampen

• SD-kaarten, batterijen, filters

• Lightroom/Photoshop

• Backdrops en props

• Studiolampen

• Reiskosten naar klanten/shootlocaties

  
  

Voor VA’s, SMM’ers & online dienstverleners

• ClickUp, Asana, Trello

• Notion

• Zapier (automatisering)

• Microfoon voor online meetings

• Telefoonabonnement

• Laptop + randapparatuur

• Workspace/flexplek

Belangrijke punten / checklist: zo voorkom je fouten

1. Bewaar bonnetjes & facturen altijd: Minimaal 7 jaar. Zowel fysiek (papier) als digitaal (in je boekhoudpakket).

2. Hou privé en zakelijk goed gescheiden: Koop je toch iets met je privé rekening maar gebruik je het zakelijk? Verwerk het dan als privé-betaalde zakelijke kosten.

3. Vergeet je kilometeradministratie niet: Veel ondernemers laten hierdoor geld liggen. Hou het bij in Excel of in een app.

Valkuilen waar starters vaak intrappen

• “Alles op de zaak zetten”: Kleding, make-up, meubels en andere gemengde kosten: meestal niet aftrekbaar.

• Thuiswerken = niet automatisch thuiskantoor: De regels zijn écht heel streng.

• Lunches/diners → beperkt aftrekbaar: En alleen als het volledig zakelijk is.

Wil je dat ik met je meekijk naar welke kosten jij mag aftrekken?

Twijfel je regelmatig? Vind je boekhouden (bijvoorbeeld in Moneybird of e-boekhouden) ingewikkeld? Weet je niet zeker of je iets wel, niet of gedeeltelijk mag aftrekken?

Ik kan je boekhouding volledig uit handen nemen, checken, corrigeren en zorgen dat alles fiscaal klopt.

Laat een bericht achter via het contactformulier, dan plannen we een vrijblijvende kennismaking.

FAQ: vragen die ondernemers ook stellen via ChatGPT

1. Mag ik mijn telefoon volledig aftrekken?

   Nee, tenzij je hem 100% zakelijk gebruikt (komt bijna nooit voor). Meestal deel je het percentage zakelijk/privé.

2. Mag ik kleding zakelijk aftrekken?

   Nee, tenzij het werkkleding is met logo of een uniform.

3. Mag ik mijn thuiskantoor aftrekken?

   Alleen als het een afsluitbare ruimte is die uitsluitend voor werk dient én je elders geen andere werkplek hebt.

4. Mag ik een laptop volledig in één keer aftrekken?

   Tot €450 ja. Is de aankoop hoger dan dat bedrag, dan moet je het afschrijven.

5. Mag ik mijn partner betalen?

   Ja, mits er echt sprake is van meewerken of arbeid. Anders niet.